Ogni documento al suo posto, con la sua storia.
Archivi digitali, protocollo e iter di approvazione su Alfresco: chi l'ha scritto, chi l'ha modificato, chi l'ha firmato, tutto tracciato.
Il problema: documenti ovunque, storia da nessuna parte
Cartelle condivise con nomi diversi per ogni ufficio, allegati nelle email, versioni "definitivo_v3_ultimo" sul desktop di qualcuno. Il documento c'è, ma nessuno sa con certezza qual è quello buono, chi l'ha approvato e quando. Per un ente pubblico questo diventa anche un problema di conformità.
Cosa realizziamo
- Archivio digitale con struttura per tipologie, metadati di ricerca e controllo delle versioni;
- protocollo e numerazione automatica;
- iter di approvazione: redazione, revisione, visti, firma digitale, pubblicazione;
- permessi per ufficio e ruolo: ognuno vede e modifica solo ciò che gli compete;
- ricerca per contenuto e per metadato;
- integrazione con gestionali, portali e sistemi di conservazione tramite API.
Perché Alfresco
Alfresco Content Services è una piattaforma documentale enterprise molto diffusa nella Pubblica Amministrazione e nelle grandi aziende: gestisce versioni, metadati, permessi e ricerca su grandi volumi di documenti. Alfresco Process Services e Activiti eseguono i flussi di lavoro descritti in BPMN 2.0: lo stesso diagramma che disegniamo con gli uffici diventa il processo che il sistema fa rispettare.
| Componente | A cosa serve |
|---|---|
| Alfresco ACS | Archivio: documenti, cartelle, metadati, versioni, permessi e ricerca |
| Alfresco APS / Activiti | Workflow: iter di approvazione eseguiti a partire dal modello BPMN |
| API e integrazioni | Collegamento con gestionali, portali, firma e conservazione |
| Interfacce dedicate | Schermate semplici per chi usa il sistema ogni giorno |
L'esperienza con la Pubblica Amministrazione
Tra il 2023 e il 2024, insieme a un partner tecnologico, abbiamo curato l'analisi funzionale e lo sviluppo di una piattaforma per la formazione, la gestione e la conservazione digitale degli atti amministrativi di un grande ente locale: requisiti raccolti con gli uffici, processi in BPMN, servizi Spring Boot integrati con il documentale e collaudo finale. È il tipo di progetto in cui documentale e processi devono funzionare insieme.
Prima di toccare la piattaforma disegniamo l'iter reale con chi lo vive ogni giorno. È lì che emergono eccezioni e passaggi che nessun capitolato riporta.
Il lavoro di analisi è descritto nella pagina sui processi BPMN; se volete aggiungere l'AI per riassumere o classificare i documenti, vedete AI generativa e agenti AI.
Domande frequenti.
Cos'è un sistema di gestione documentale?
È un software che archivia i documenti digitali con metadati, versioni e permessi, permette di ritrovarli con una ricerca e ne traccia la storia: chi li ha creati, modificati, approvati e firmati.
Che differenza c'è tra Alfresco ACS e APS?
Alfresco Content Services (ACS) è l'archivio documentale: documenti, metadati, versioni, permessi e ricerca. Alfresco Process Services (APS) esegue i flussi di lavoro, cioè gli iter di approvazione modellati in BPMN 2.0.
Lavorate con la Pubblica Amministrazione?
Sì. Abbiamo curato analisi funzionale e sviluppo di una piattaforma per la gestione e la conservazione digitale degli atti amministrativi di un grande ente locale, con processi BPMN e servizi Spring Boot integrati con il documentale.
Si può integrare il documentale con il gestionale aziendale?
Sì, tramite le API di Alfresco: i documenti generati dal gestionale vengono archiviati con i metadati giusti e gli iter possono partire in automatico.
Pagina aggiornata il da Eligesoft srl, Nocera Inferiore (SA).
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